Microsoft Office 365 cloud.

Microsoft Office 365 – cloud u poslovnom okruženju

3..6..5…kreni

Sustav Microsoft Office 365 u kombinaciji s platformom Microsoft Windows Azure tvrtkama svih veličina omogućuje visoku produktivnost uz niske troškove, čime se štedi vrijeme, novac i oslobađaju vrijedni resursi. Microsoft Office 365 je kombinacija poznatog alata radne površine Office 2010 s mrežnim inačicama komunikacijskih i suradničkih usluga sljedeće generacije kao što su Exchange Online, SharePoint Online i Lync Online. Prikazati  će mo odlike nove MS Office 365 platforme baziranu na „cloud“ konceptu kao i ekonomsku isplativost iste u domeni poslovanja. Office 365 uspoređujemo s već postojećim konkurentom Google Apps.

U početku bijaše…

Razvojem Interneta, njegovim širenjem i povećavanjem brzina pristupa omogućeno je da se određeni zadaci obavljaju udaljeno. Ideja je da korisnik umjesto ulaganja u nova računala i opremu može s postojećom ili slabijom opremom dobiti uslugu za koju je potrebna naprednija arhitektura. Sa tim uređajima korisnik pristupa preko Interneta sa zahtjevom na koji dobiva natrag rezultat. To se naravno naplaćuje no za neke korisnike je isplativije od nabavljanja nove opreme zbog posla koji im nije temelj poslovanja. Taj se oblik pružanja usluga popularno naziva računarstvo u oblacima (engl. cloud computing) i temelji se na iznajmljivanju vlastite arhitekture za obavljanje raznih zadataka, od običnih usluga poput pisanja dokumenata do izvođenja složenijih virtualnih računala.

Cloud computing

Cloud computing je računarstvo u oblacima danas definirano tako da obuhvaća sve što već radimo. Najjednostavnija definicija kaže da je računarstvo u oblacima model računarstva u kojem se usluge postavljaju na Internet i korisnici im pristupaju prema određenim uvjetima. Malo složenija definicija kaže da je oblak skup računala i programa na koje se postavlja usluga koja se pruža preko Interneta, a računarstvo u oblacima obuhvaća oblak i usluge koje se postavljaju na oblak. Danas se spominju tri tipa usluga temeljene na cloud konceptu:

• Software as a service, SaS
• Platform as a service, PaS
• Infrastructure as a service, IaS

SaS definira da korisnik samo plaća pristup i korištenje programa koji se izvodi na udaljenom računalu. Ipak nije usklađeno koji oblici SaS-a jesu oblak, a koji nisu. To je oblik poslovanja u kojem pružatelj određene usluge iznajmljuje tuđu arhitekturu na koju postavlja vlastitu uslugu.

Kod modela PaS i IaS korisnici iznajmljuju samu infrastrukturu i sami određuju kako će ju iskoristiti. Generalno model platforme kao usluge definira da korisnik sam razvija i postavlja vlastite programe u oblak, dok kod infrastrukture kao usluge korisnik iznajmljuje nekakav oblik virtualnog računala koji se izvodi u oblaku.

Računarstvo u oblacima dodatno se može podijeliti i na privatne i na javne oblake. Privatni oblak je infrastruktura koju tvrtka pruža vlastitim zaposlenicima. Prednost je optimizacija korištenja tvrtkine opreme, svi korisnici se spajaju na istu infrastrukturu s vlastitim zahtjevima i upravljački programi osiguravaju optimalnu dodjelu i iskorištenost resursa. Obično kad se govori o računarstvu u oblacima misli se na javne oblake. To je vrsta računarstva u oblacima gdje svatko može pristupiti infrastrukturi uz naknadu. Iako se danas Cloud Computing vidi kao rješenje svih informatičkih problema, realnost je da samo neki poslovni i tehnološki scenariji mogu uistinu iskoristiti potencijale Cloud Computinga. Scenariji se razlikuju od organizacije do organizacije i potrebno je pažljivo promotriti prednosti i nedostatke pojedinih 'cloud' modela. Osim pitanja vezanih uz tehnologije rješenja, postavljaju se i pitanja sasvim druge naravi, poput elastičnosti, dostupnosti, suvereniteta, sigurnosti, interoperabilnosti.

Prednosti i nedostatci cloud modela

Najveća prednost računalnog oblaka jest korištenje po potrebi. Korisnici ne moraju kupovati vlastitu opremu već plaćaju korištenje oblaka. Pritom plaćaju koliko im treba umjesto iznajmljivanja uz pretplatu ili prethodnog rezerviranja resursa na duže vrijeme. Korisnici mogu platiti korištenje sustava na nekoliko minuta ili sati, pritom odrediti koliki im resursi trebaju i otpustiti te resurse čim su gotovi s njima. Takav oblik poslovanja posebno je prigodan za manje tvrtke koje tek počinju s poslovanjem i mogu izbjeći nabavu skupe opreme za izvršavanje određenih poslova. Takav način korištenja omogućuje vlasnicima oblaka da ih učinkovito iznajmljuju i po potrebi dodjeljuju resurse pojedinim korisnicima na temelju potreba i prioriteta. Već je napomenuto da prilikom definiranja oblaka postoje mnoge nejasnoće. Najveća je što se smatra oblakom i generalno se to određuje na temelju veličine infrastrukture koja ostvaruje oblak. Kod velikih infrastruktura iskorištenost i učinkovita dodjela resursa je vrlo bitna za dobro poslovanje. Iz perspektive korisnika stvara se dojam neograničenih računalnih resursa koje koriste po potrebi. To se obično postiže metodama virtualizacije i pametnim dodjeljivanjem resursa.

Najvažniji nedostaci su dostupnost i sigurnost. Od korisnika se traži da im poslovanje ovisi o uslugama smještenim na tuđoj infrastrukturi. Ako dođe do problema i infrastruktura postane nedostupna to im može izazvati velike poslovne gubitke. Osim toga same usluge mogu sadržavati tajne podatke koji onda na oblaku moraju biti prikladno osigurani. Pružatelj oblaka zato mora uspostaviti odnos s klijentima koji se temelji na povjerenju i osigurava privatnost i zaštitu podataka. Ako dođe do narušavanja sigurnosti i gubljenja podataka klijenata to može uništiti pružatelja. Isto se može dogoditi i ako je usluga nepouzdana i previše vremena je izvan pogona. Korisnici neće ići pružatelju koji im ne može garantirati veliku pouzdanost oblaka.

Komercijalni računalni oblak Microsoft Office 365

Microsoft Office 365 je opsežan paket usluga koji se sastoji od više proizvoda, kao što su Exchange Online, SharePoint Online i Lync online za suradnju i komunikaciju. Također, Office Web Apps (OWA) korisnicima omogućuju pregled i uređivanje dokumenata nastalih na desktop verzijama sustava Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint i OneNote) koristeći podržani web-preglednik. Konceptualno, Office 365 rješenje je primarno namijenjeno tvrtkama, organizacijama ili ustanovama koje primarno imaju potrebu za internom komunikacijom i dijeljenjem dokumenata bez potrebe za uspostavljanjem složene infrastrukture bazirane na Microsoft Exchange ili Share Point server. Primarno je namijenjen korisnicima desktop rješenja Microsoft Office  integriranog softverskog paketa za jednostavan pristup dokumentima s bilo kojeg računala te mobilnih platformi kao i za jednostavnu internu korespondenciju, glasovne i video-chat mogućnosti.

Office 365 Web Apps

Word web App

Word web App  pripada kategoriji tekst procesora alla Word J. Korisničko sučelje odgovara desktop inačici Worda 2010. Word Web App ne spada u kategoriju What You See Is What You Get (WYSIWYG) aplikacija već se uređivanje teksta vrši bez prikaza po stranicama, bez zaglavlja i podnožja, bez fusnota te bez margina. Tekst napisan u Word Web App će zadržati svoj izvorni oblik tj. neće se oštetiti oblikovanje dokumenta ukoliko se učita u desktop verziju istog. Mogućnosti uređivanja teksta su vrlo slične Google Docs servisu s iznimkama poput većeg broja (baze) fontova i stilova, provjeru pravopisa (uključujući podršku za hrvatski jezik), ali nedostaje mogućnosti prikaza broja znakova odnosno riječi u tekstu. Za prikaz (pregled) dokumenta koristi se Microsoft Silverlight tehnologija koja omogućava detaljan i vjerodostojan prikaz dokumenta na drugim web preglednicima poput Mozilla Firefox, Opera te Google Chrome. Konverzija i ispis u PDF format zapisa nisu podržani.

Excel Web App

Excel Web App spada u kategoriju tabličnih kalkulatora. Korisničko sučelje podsjeća na desktop inačicu MS Excel alata, ali sa pojednostavljenim i skromnijim  mogućnostima. Izostaje gumb za skupne funkcije poput SUM i AVERAGE. Excel Web App vrši prikaz radnog lista (work sheet) vjerodostojno kao i na desktop inačici istog alata. Podržane su  pivot-tablice te grafikoni. Veliki nedostatak je nemogućnost ispisa dokumenta iz web preglednika.

PowerPoint Web App

PowerPoint Web App spada u kategoriju aplikacija za prezentacijske tehnike. Korisničko sučelje jest minimalizirano u odnosu na desktop inačicu iste aplikacije. Ne postoji uređivački alat za odabir tema, tranzicija te animacijskih efekata. Ne nudi se mogućnost pomicanja okvira za sadržajem, promjena veličine istog te dodavanje drugih okvira. PowerPoint Web App je WYSIWYG aplikacija tj. prikaz dokumenta je identičan kao i u desktop inačici istog alata. Za prikaz (pregled) dokumenta koristi se također Microsoft Silverlight tehnologija. Ispis dokumenta izrađen u PowerPoint Web App je omogućen isključivo „punim“ slideovima te nemogućnost crno-bijelog ispisa s uklonjenom pozadinom kao i ispis tonova sivih boja.

Outlook

Outlook spada u kategoriju e-mail klijentskih aplikacija. Korisničko sučelje je identično desktop inačici iste aplikacije te je ujedno i lokalizirana na hrvatski jezik.

Exchange online

Najveća prednost je da se korporacijskim porukama e-pošte može pristupiti preko klijentske inačice Outlooka, Outlookove mrežne inačice ili pak preko najpopularnijih mobilnih uređaja koji uključuju Windows Phone 7, Android, Blackberry i Iphone mobilne uređaje. Za mobilne uređaje Office 365 nudi osim POP3 pristupa Exchange podršku u obliku ActiveSynca. Poruke se pohranjuju na centralnom mjestu kojemu se može pristupiti s različitih platformi. Iako je Exchange Online smješten u oblaku umjesto na lokalnom poslužitelju tvrtke, isti posjeduje i alate za administraciju. Novi korisnici se dodaju pojedinačno ili u grupi (putem .CSV datoteke), sukladno razini administratorskih prava korisnika. Također postoje određeni alati za premještanje poštanskih sandučića s klijentske inačice Outlooka na online inačicu.

SharePoint online

SharePoint Online, kao dio Office 365 usluge, omogućuje jedinstveno i integrirano mjesto gdje zaposlenici mogu međusobno surađivati, dijeliti ideje i iskustva, izrađivati prilagođene projektne stranice i rješenja, pronaći organizacijske resurse ili jednostavno pretraživati informacije te tako provoditi svojevrsno „rudarenje“ podataka unutar resursa tvrtke. Sudionici također mogu pozvati vanjske suradnike da pregledavaju, dijele i surađuju na skupu extranet stranica.  Proces stvaranja i dizajniranja nove timske stranice je iznenađujuće jednostavan. Potrebno je odabrati temu, boju teme i još neke detalje, a potom se dodaju elementi kao što su slike, tablice i skupine dokumenata. Potpuno jednako kako da se SharePoint nalazi unutar tvrtke, samo bez muka održavanja i administriranja.  Zanimljiva je i činjenica da je SharePoint i razvojna platforma. One organizacije koje će željeti iskoristiti SharePoint Online kao platformu za izradu određene vlastite aplikacije, moći će to učiniti izradom tzv. Sandboxed rješenja – malih vlastitih aplikacija koje iskorištavaju funkcionalnosti SharePointa. Zbog „oblačne“ infrastrukture ovdje postoji i ograničenje – aplikacije koje će raditi na SharePoint Onlineu neće moći direktno pristupati srži sustava, kako ne bi narušile opstojnost samog servisa. Ipak, gotovo sve potrebe moguće je zadovoljiti i bez toga tako da većini organizacija više od Sandboxed aplikacija neće ni biti potrebno.

Skype ga lyncuje

Office 365 paket također dolazi s Lync Online uslugom. Lync Online kao dio Office 365 paketa brojne komunikacijske mogućnosti koje polaze od IM-a (instant messaging) među zaposlenicima, komunikacije s ljudima unutar Outlooka 2010, organiziranja online sastanaka i snimanja istih, dijeljenja radne površine s integriranim mogućnostima Lynca, pregled dokumenata sa SharePointa, izrade distribucijskih lista, dijeljenja datoteka i velike mogućnosti administracije preko centraliziranog mrežnog pristupa. Zamislite Skype i rad na istom dokumentu s više korisnika…nešto slično.

Google Apps vs Office 365

Tehnologija

Google Apps koristi web preglednik za sve aktivnosti tj. komunikacija korisnik-aplikacija se odvija posredstvom web preglednika. Dok nam Google Apps dolaze u jedinstvenoj inačici, Office 365 nam nudi dvije različite verzije: basic verziju sustava Office 365 dostupnu putem web preglednika, ali za ozbiljnu primjenu u složenijim zadacima potrebno je pribaviti (kupiti) profesionalnu verziju, koja zahtijeva korištenje npr. desktop inačice Office 2010.  naravno povećava troškove.

Jedno Instant rješenje

Google Apps se temelji na jednom jedinstvenoj (eng. one sollution) instanci-rješenju dok se Ured 365 Web Apps se temelji na tzv, više-instancnom rješenju (eng. multi instance sollution). Prednosti koncepta multi-instance:

• Jedan jedinstven proizvod za sve korisnike (bez dodatnih inačica, verzija,….;
• Svi korisnici koriste istu verziju softvera (ažuriranu);
• Nova verzija softvera dostupna je odmah svim korisnicima.

Office 365 se bazično „odmiče“ od pojam cloud koncepta. Prvenstveno jer nudi nekoliko inačica aplikacije sa sličnim, ali opet različitim mogućnostima.  Nudi se dvije različite verzije:

• S Verzija  "standard", posvećena malim i srednjim organizacijama;
• Verzija D,  'multi-Dedicated ' za velike organizacije.

Suradnja

Bilo koji sadržaj kreiran s Google Apps - tekst, slike, prezentacije, blog, wiki, video - je nativno djeljiv, dok su 365 Office, ovise o servisu SharePoint online servis koji je uključen samo u verziji sustava Office 365 professional. Dakle Office, 365 nam nudi odabir da li želimo dijeliti sadržaj ili pak ne? Ako da, obavezna je uporaba SharePoint servisa. Google Web Apps to čine defaultno.

Koliko to košta?

Za korištenje Office 365 aplikacija moramo znati koje inačice trebamo tj. kupci (poslodavci) moraju donositi vrlo teške odluke: koji će korisnici imati 'pravo' na premium i skupo rješenje, koji će morati zadovoljiti i s „osnovnom verzijom“? To vam je slično kao kad imate poslodavca koji će „dijeliti“ službene automobile zaposlenicima na temelju subjektivnih kriterija. Ako se „dobri“ sa šefom vozit će te npr. Audi, a ako niste Škoda je za Vas J Troškovi rješenja su također od presudne važnosti u odabiru odgovarajućeg alata. Google Apps nas košta ne više od  5 dolara po korisniku dok Office 365 u rasponu od  10 USD  do $ 27 USD po osobi mjesečno. Dakle, 2 do 7 puta više.

Tabela 1. Usporedba popularnih cloud servisa - GENERAL

Tabela 2. Usporedba popularnih cloud servisa – MOBILITY

Troškovi

Table 3. Total Cost of Ownership (TCO) Office 365 vs Office 2010 (desktop) based on 100 users.